Warum Produktivitäts-Tipps dich oft erschöpfen - und was wirklich funktioniert

„Eat that frog", Pomodoro-Technik, Zeit-Blocking. Gefühlt habe ich von jedem Produktivitäts-System mal etwas ausprobiert. Und statt mir mehr Zeit und das ersehnte „aaaaaah, endlich Entspannung" zu bringen, war ich danach nur verwirrter und frustrierter.

Gerade ich, die von anderen als Listen-Queen bezeichnet wird, weil ich wirklich gut in Organisation bin ... und ich scheitere an den vermeintlichen Basics der Produktivität? Was??? Das hat mich gelinde gesagt sehr gewurmt.

Produktivitäts-Strategien passen einfach nicht

Das Problem ist nicht, dass du zu wenig Disziplin hast. Das Problem ist, dass die meisten Produktivitäts-Strategien nicht für dich gemacht wurden.

Buchstäblich. Die meisten basieren auf einem 24-Stunden-Zyklus - also auf einem männlichen Rhythmus, bei dem jeder Tag ungefähr gleich ist. Wir Frauen haben einen 28-Tage-Zyklus, und in welcher Phase wir uns gerade befinden, hat einen enormen Effekt darauf, wie wir Energie nach außen tragen und welche Aufgaben wie viel Zeit kosten. Kein Wunder, dass Systeme, die für andere „einfach funktionieren", sich für uns manchmal wie ein Gefängnis anfühlen.

Warum Context Switching der eigentliche Produktivitätskiller ist

Bevor ich zur Lösung komme, noch kurz zu dem, was uns am meisten Zeit kostet - und das meist völlig unbemerkt.

Immer wenn du „mal kurz" die Mails checkst oder einen Anruf entgegennimmst, während du gerade an etwas Wichtigem arbeitest, verlierst du nicht nur den Faden. Laut verschiedenen Studien braucht dein Gehirn danach 23 bis 30 Minuten, um wirklich wieder konzentriert bei der ursprünglichen Aufgabe zu sein. „Mal kurz" ist also was anderes, als wir denken.

Lass mal die letzten Tage Revue passieren: Wie oft wirst du unterbrochen? Die Post, die Katze, eine Nachricht, ein kurzer Blick auf Instagram ... alles summiert sich. Und am Ende des Tages das Gefühl, irgendwie nichts wirklich fertiggemacht zu haben. Kennst du das?

Der Perspektivwechsel: Batching

Die eine Strategie, die wirklich für jeden funktioniert (unabhängig vom Rhythmus) ist Batching. Also: ähnliche Tätigkeiten in einem Block erledigen, statt sie über die ganze Woche zu verteilen.

Konkret kann das so aussehen: Ein Tag im Monat, an dem du alle Blogposts oder Social-Media-Content für die nächsten vier Wochen erstellst. Ein Zeitblock für alle Telefonate auf einmal. Podcast-Folgen in einer Session aufnehmen, Show Notes am nächsten Tag in einem Rutsch schreiben.

Das Rad muss so nicht jedes Mal neu erfunden werden und du sparst enorme mentale Energie, weil dein Kopf im selben Modus bleibt.

Damit Batching wirklich klappt, hilft es, den Block wie einen Kundentermin in den Kalender einzutragen, also als festes Commitment. Ablenkungsquellen vorher aus dem Weg räumen, Benachrichtigungen aus, und im besten Fall den Block in eine Phase legen, in der deine Energie dazu passt. Ganz viel Content zu erstellen, wenn du kurz vor deiner Menstruation stehst und dich schon ein schiefer Blick deines Nachbarn aufregt - vielleicht nicht ganz ideal. 🙄

Und: Belohn dich danach. So gut, dass du dich schon drauf freust, während du noch mittendrin bist.

Die Frage für dich

Welche Aufgabe in deinem Business kostet dich unverhältnismäßig viel Zeit - weil du sie immer wieder neu anlaufst statt sie gebündelt zu erledigen?

Wenn Content bei dir strukturell immer wieder ins Stocken gerät

Manchmal liegt das nicht am Batching-System, sondern daran, dass der rote Faden im Business noch nicht klar genug ist und sich deswegen jeder Post wie ein Neustart anfühlt. Genau das ist ein Thema in meinem Newsletter „unaufgeregt". Wenn dich das anspricht, findest du den Anmeldelink weiter unten.